Procedimientos

Una vez que se hayan obtenido los documentos a digitalizar, es necesario ordenarlos y clasificarlos de acuerdo a un número de matrícula, número de expediente o simplemente por orden alfabético de acuerdo al requerimiento del cliente.

Una vez que se han ordenado y clasificado por área cada uno de los documentos se procede al método de limpieza, el cual se basa en la extracción de grapas, clips o broches, aquellos que sean  de tamaño menor a media carta se  pegaran en una hoja carta, la colocación de clips temporales es importante para evitar traspapelar los documentos en su reacomodo al archivo en su estado original. Para identificar que los documentos han pasado por esta etapa se les pondrá una etiqueta color rosa.

Los documentos serán numerados en su totalidad ya sea de forma ascendente o descenderte de acuerdo a las necesidades del cliente.
El foliado tiene como función primordial la pronta localización y control de documentos.
Para identificar que los documentos han pasado por esta etapa se les pondrá una etiqueta color verde a un costado de la anterior.

La digitalización se basa en el escaneo de documentos buscando la mejor nitidez y resolución de la imagen. Para identificar que los documentos han pasado por esta etapa se les pondrá una etiqueta color naranja a un costado de la anterior.

Una vez digitalizada la documentación se lleva acabo la indexación, proceso en el que la documentación es integrada a un software de administración de datos, el cual permite visualizar la información de forma inmediata, ordenada y de fácil manejo.

En esta etapa se realiza una revisión minuciosa de las imágenes ya digitalizadas, con el fin de que tengan la nitidez adecuada para su visualización en una consulta futura por diferentes usuarios.

Se realiza la integración de los documentos que conforman los distintos expedientes y se introducen a las cajas de archivo en el orden indicado por la empresa para su acomodo final.